Aanvraag 20120313
StatusGesloten
Type vacatureDetachering / Tijdelijk
Startdatum1 maart 2017
Opdrachtgever
Lokatie
Expertisegebied, ,
Aanvraagomschrijving

Afdeling Informatisering & Automatisering:
De afdeling Informatisering & Automatisering (I&A) wordt steeds uitgedaagd door externe veranderingen en door interne behoeften en verwachtingen. I&A maakt samen met de provinciale gebruikers en partners keuzes om het gevoelige evenwicht te bewaren tussen de beschikbare middelen en het voorzien in behoeften, vernieuwen en innoveren.

De opdrachtgever beschikt over een Microsoft omgeving en een gevirtualiseerde desktop omgeving op basis van Citrix.
De afdeling Informatisering & Automatisering kent vijf specifieke aandachtsgebieden:
– Bureau Infrastructuur & Support (BIS). BIS zorgt voor een optimale beschikbaarheid van de ICT infrastructuur (computers, tablets, telefoons) en beheert alle applicaties, het netwerk, de gegevensopslag en de telecommunicatie van de opdrachtgever.
– Bureau Bedrijfsinformatie (BBI). De opdrachtgever verwerkt en produceert bij de uitvoering van haar kerntaken heel veel digitale geo- en bedrijfsinformatie. BBI helpt provinciale collega’s bij het beheer en gebruik hiervan. Daarnaast beheert BBI applicaties die door de organisatie worden gebruikt.
– Bureau Documentaire Informatie (BDI). BDI ondersteunt het werk van provinciale medewerkers met middelen om documentaire informatie digitaal te ontsluiten en te beheren. Vindbaar en toegankelijk zijn daarbij belangrijke uitgangspunten. Ook ondersteunt BDI digitale bedrijfsprocessen.
– Bureau Advies & Beleid (BAB). Informatisering & Automatisering is een integraal onderdeel van ieders werk geworden. BAB kijkt samen met provinciale medewerkers hoe alle taken nog beter uitgevoerd kunnen worden en hoe nieuwe IT-oplossingen en innovaties binnen het totaalplaatje van de opdrachtgever passen.
– Portfoliomanagement (PM). Portfoliomanagement heeft als doel om enerzijds de beschikbare ICT-middelen in te zetten op de, vanuit organisatieperspectief gezien, meest cruciale projecten en anderzijds om de projecten op een zo goed mogelijke manier en conform afspraak uit te voeren.

Achtergrond / aanleiding:
In de zomer van 2015 heeft de opdrachtgever de tool Principal Toolbox (PTB) van leverancier Fortes in gebruik genomen voor:
– het plannen van projecten,
– het claimen van medewerkers voor projecten en beheer,
– het tijdschrijven.

Binnen het project management office (PMO) van portfoliomanagement is kennis opgebouwd van de PTB en hoe de opdrachtgever die inzet zodat er vanuit het PMO ondersteuning kan plaatsvinden aan in eerste instantie project- en teamleiders en in tweede instantie aan de gehele afdeling Informatisering & Automatisering (I&A) (ongeveer 160 in- en externe medewerkers).

Er zijn al veel stappen gezet wat betreft het zo compleet en zo accuraat mogelijk maken van de informatie in de PTB zodat deze zich inmiddels leent als stuurinformatie voor:
– de portfoliomanager van I&A;
– het afdelingshoofd en het managementteam van de afdeling I&A;
– de projectboard die bepaalt welke projecten wanneer worden uitgevoerd.

De kwaliteit van deze informatie in de PTB kan echter nog verder omhoog. Dat kan bereikt worden door:
– alle betrokkenen, maar vooral de project- en teamleiders, te blijven faciliteren vanuit het PMO
– steeds meer praktisch bruikbare functionaliteiten in de PTB te realiseren waardoor het gebruik ervan de project- en teamleider helpt in plaats van dat het als verplichting wordt gevoeld. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch genereren van documenten en rapportages.

Om deze vervolgstappen in de volwassenwording te kunnen maken, is er behoefte aan een Functioneel en Technisch ondersteuner Principal Toolbox die:
– de ‘achterkant’ van de PTB kent en daarin rapportages en templates kan instellen / configureren / bouwen en onderhouden;
– in overleg met diverse belanghebbenden nieuwe functionaliteiten kan toevoegen of bestaande functionaliteit kan wijzigen waardoor de ondersteunende processen nog beter gefaciliteerd worden

Opdracht:
Doel van de opdracht is om, in samenwerking met diverse stakeholders zoals project- en teamleiders, vorm te geven aan de verdere inrichting van de PTB waarbij gedacht kan worden aan:
– automatisch genereren van templates voor projectplannen (Project Initiatie Documenten), afwijkingen, decharges en stuur- en voortgangsrapportages,
– rapportages voor overall portfolio- en projectplanningen, aangevraagde resources en tijdschrijven.
Daarnaast zal de medewerker project- en teamleiders ondersteunen bij het gebruik van de PTB.

Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten:
De Functioneel en Technisch ondersteuner Principal Toolbox valt hiërarchisch onder de portfoliomanager van de afdeling I&A en geeft daaraan terugkoppeling van (deel)resultaten.

Kennis en expertise:
– HBO werk – en denkniveau;
– Minimaal vijf (5) jaar kennis van en ervaring in een projectomgeving (knock-out);
– Kennis van en aantoonbare meerjarige ervaring met projectmanagement b.v. Prince2
– Kennis van en ervaring met Microsoft Excel (knock-out) en Microsoft Project;
– Ruime kennis van en ervaring met de Principal Toolbox (knock-out);
– Zeer ruime kennis van en ervaring met het inrichten van de Principal Toolbox inclusief rapportages en templates (knock-out).

Competenties:
– Resultaatgericht handelen: daadkrachtig optreden, proactieve houding, initiatiefrijk, pragmatisch; punctueel in werkzaamheden, administratief vaardig, aanspreekbaar op resultaten; stressbestendig, leergierig, accuraat, probleemoplossend;
– Flexibiliteit: tact, zorgvuldigheid; in werk en werktijden;
– Communicatieve- analyse- en adviesvaardigheden: van medewerkers tot (afdelings) management;
– Samenwerking: teamspeler; open collegiale samenwerkingsgerichte houding; sociaal vaardig, legt makkelijk contacten, kan overtuigen;
– Didactische vaardigheden: geduldig en bereid om zaken meerdere keren uit te leggen; doorzettingsvermogen;

Apparatuur:
Kandidaat dient te beschikken over een laptop.

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Den Haag
Startdatum: maart
Duur: 31-08-2017
Optie op verlenging: Ja
Inzet: 24-32 uur per week
Tarief: ca € 57,50
Sluitingsdatum: 22-02-2017
Sluitingstijd: 16:00
Intakegesprek: NNB

Hoe dient uw aanbieding verzorgd te worden?
• CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
• Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
• Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
• Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW);

N.B.
• Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
• Onvolledige aanbiedingen worden niet door ons in behandeling genomen.
• Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.

Reageren

  • Uurtarief voor opdrachten voor tijdelijke inhuur (all in) exclusief BTW of indicatief maandsalaris voor vacatures met een vaste aanstelling.
    Hierbij bevestig ik dat ik mijn aanbieding, voor wat betreft deze uitvraag, exclusief naar ICQ Groep heb gedaan. Deze exclusiviteit houdt in dat ik mij niet bij een andere opdrachtgever op deze opdracht heb ingeschreven noch een andere opdrachtgever toestemming heb gegeven om mij op deze opdracht te bemiddelen.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.